Что учесть при найме стороннего директора?

Исполнительный орган компании, которым чаще всего является директор, реже – управляющая компания, осуществляет руководство компанией и обладает достаточно обширными распорядительными полномочиями. Работа директора напрямую влияет на работу компании и его действия, в том числе некомпетентные, необдуманные или умышленные, могут нести за собой негативные conséquences для бизнеса. Собственник (учредитель) может совпадать в одном лице с директором, в такой ситуации, как правило, не возникает конфликтов между интересами собственника (учредителя) и методами управления компанией, однако, в данной статье мы поговорим про стороннего наемного директора.

Порядок представления информации и отчетность

В уставе компании можно предусмотреть порядок запроса информации у директора по тем или иным показателям, когда собственник (учредитель) может обратиться, в каком формате ему представляется информация и в какие сроки.

К примеру, закон о хозобществах предусматривает, что ежегодно директор до проведения годового общего собрания участников, должен подготовить информацию о деятельности компании за отчетный период, которая должна содержать:

• обзор наиболее важных событий, произошедших в компании за отчетный период;
• планы и прогнозы деятельности компании на предстоящий финансовый год и др.

Также уставом или ЛПА компании может быть предусмотрена иная информация, которая будет обязательна для доведения до собственников. Помимо годовой отчетности можно подробнее расписать про представление квартальной или ежемесячной отчетности для более частого контроля показателей и эффективности работы директора.

Ограничение полномочий

Ограничения указываются в уставе и в трудовом контракте директора. Ограничить полномочия директора можно в разной степени и в разном объеме:

• установить ограничение по совершаемым сделкам, к примеру: «директор совершает сделки на сумму свыше 5 000 белорусских рублей (единовременная стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав) либо 10 000 белорусских рублей (общая стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав) за календарный год) на день совершения сделки – только с письменного согласия участника». Сделки можно регулировать в разных суммах и в разных критериях, а окончательное решение по ним передавать на утверждение и согласование общему собранию участников или единственному участнику;
• отнести порядок заключения каких-то сделок к порядку заключения крупных сделок;
• установить ограничения на выдачу займов от компании, к примеру: «выдает займы от общества, в том числе займы работникам общества, только с письменного согласия участника»;
• установить порядок распоряжения денежными средствами на счетах компании. К примеру, установить отчетность о всех совершенных платежах за какой-то период (месяц, квартал и т.д.), либо установить согласование предварительно всех платежей с участниками полностью, либо начиная с каких-то сумм;
• установить ограничения на выдачу доверенностей, заключение сделок от своего имени с компанией и др.

KPI (Key Performance Indicators)

Установка ключевых показателей эффективности – важная часть регулирования процесса работы руководителя. Что примечательно, KPI можно привязать к премиальной части зарплаты директора, что также будет стимулировать добиваться установленных показателей.

Автоматизация работы

Автоматизация процессов и использование IT-инструментов делает работу более прозрачной:

• внедрение CRM-системы (Битрикс24, AMO и т.д.) – автоматизация клиентской базы данных, воронки продаж, аналитика эффективности выполненной и текущей работы;
• внедрение ERP-системы – оптимизация производственных процессов в компании, прозрачность учета материалов и т.д.;
• внедрение электронного документооборота и иное.

Автоматизация позволит собственнику видеть статусы текущих задач, взаимодействие руководителя с командой, выгружать промежуточную отчетность и в целом в онлайн-режиме видеть рабочий процесс компании.

Аудит

С определенной периодичностью (к примеру, раз в год) не будет лишним привлекать независимую аудиторскую фирму для проведения аудита. Аудит может затрагивать разные сферы деятельности компании (от финансовой до управленческой). Внешний аудит может помочь выявить недочеты, ошибки в работе директора и в его подходе к руководству и ведению бизнеса.

Юристы компании Грин Лигал могут проконсультировать Вас по любым вопросам взаимодействия с руководителем компании, а также помочь в подготовке необходимых документов.