Документы для защиты персональных данных в агентстве недвижимости
Консультации, рекомендации по корректировке бизнес-процессов и разработка пакета документов по защите персональных данных в крупном агентстве недвижимости.
Задача
Крупное агентство недвижимости, работающее на белорусском рынке более 10 лет, столкнулось с необходимостью привести внутренние процессы в соответствие с требованиями законодательства о персональных данных. Компания обрабатывает значительные объемы персональных данных клиентов: паспортные данные участников сделки, контактную информацию, сведения о доходах, объектах недвижимости и сделках.
Основные сложности проекта:
- Отсутствие системного подхода.
- Специфика деятельности агентства недвижимости.
- Риски штрафов и репутационных потерь. Несоблюдение требований законодательства о персональных данных влечет административную ответственность и значительные штрафы, а также риск утечки данных и потери доверия клиентов.
Решение
Что было сделано:
- анализ текущих бизнес-процессов
Проведен аудит обработки персональных данных: изучены внутренние процессы, запрошена информация о хранении и использовании данных.
- рекомендации по корректировке бизнес-процессов
На основе аудита разработаны практические рекомендации по изменению внутренних процедур, в т.ч.: определение целей и сроков использования персональных данных, внедрение отдельных согласий на обработку, оптимизация сроков хранения документов, определение перечня лиц, имеющих доступ к персональным данным и разграничение прав доступа.
- работка полного пакета документов по защите персональных данных
Подготовлены все необходимые внутренние документы с учетом специфики деятельности агентства недвижимости, включая:
- Политика обработки персональных данных
- Политика обработки файлов cookie
- Положение о внутреннем контроле
- Положение о порядке доступа
- Политика видеонаблюдения и другие.
- консультирование по вопросам применения документов
После утверждения юристы дополнительно разъяснили новые правила работы с персональными данными, порядок оформления согласий, хранения и использования личных документов клиентов.
Результат
Благодаря профессиональному сопровождению юристов Green Legal агентство недвижимости привело внутренние процессы в полное соответствие с требованиями законодательства о персональных данных.
Ключевые итоги для клиента:
- разработан и внедрен полный пакет документов;
- скорректированы бизнес-процессы;
- учтена специфика деятельности;
- сотрудники обучены;
- риски штрафов минимизированы.
Над кейсом работали
