ISO 9001:2015 — как внедрить систему

Деятельность каждой организации должна быть четко регламентирована: это нужно и для удобства работы сотрудников, и для контроля внутренних процессов, и для прослеживания результатов работы. Особенно важно это для крупных компаний, производящих продукцию для граждан или выполняющих важные для общества работы. Например, такая система широко применяется в строительстве.

Существует общая международная система, описывающая то, как правильно организовать деятельность внутри организации, чтобы ее результаты всегда были качественными – это система менеджмента качества, или СМК, по международному регламенту ISO 9001.

СМК по ISO 9001 – не единственная система менеджмента, которая может работать в организации. Кроме нее применяются, например, системы управления охраной труда (ISO 45001) и в области экологического менеджмента (ISO 14001).

Отметим, что в Беларуси сертификация может производиться как по белорусскому СТБ ISO 9001-2015, так и в виде международной сертификации качества, при которой будет выдан сертификат международного образца, признаваемый за границей. Далее по тексту речь будет идти о национальной системе, но отметим, что при международной сертификации общие подходы применяются те же.

Для компаний в Беларуси наличие сертификата СМК ISO 9001 не обязательно, но он дает некоторые преимущества для работы, например:

• Подтверждает качество выполняемых работ или производимой продукции;
• Дает преимущество для участия в госзакупках;
• Повышает имидж компании перед белорусскими и иностранными заказчиками.

Компания может просто создать СМК для регулирования внутренних процессов, а может еще и сертифицировать ее. При этом специально уполномоченный орган по сертификации проверит, все ли требования ISO 9001 соблюдены и применяются, и выдаст соответствующий сертификат.

Для того, чтобы организовать СМК в компании, нужно решить следующие вопросы:

1. Определить «контекст организации» – ее ключевые характеристики, влияющие на систему.

Так, нужно выделить основную сферу деятельности, на которую будет распространяться система (отметим, что СМК может распространяться на отдельную сферу работы и не охватывать всю деятельность компании). Также на систему может влиять количество сотрудников, особенности закупаемого сырья, наличие или отсутствие строгого законодательного регулирования деятельности и другие вопросы.

Также на этом этапе компании следует понять, какие ожидания от ее работы у потребителей, государственных органов и прочих лиц, а также какие процессы могут влиять на ее деятельность. Исходя из ответов на эти вопросы организация сможет корректно построить систему и продумать процессы в ней.

2. Разработать политику в области качества.

Это один из основных документов СМК, в котором перечисляются ее миссия, цели в области качества, к которым стремится компания, и иные сведения о том, какой компания видит свою деятельность в будущем. Фактически это документ программного характера, описывающий общее направление деятельности.

Все работники компании должны быть ознакомлены с документом и в своей работе ориентироваться на достижение целей, изложенных в Политике.

3. Распределить ответственность.

В организации должен быть назначен ответственный по качеству: в зависимости от потребностей компании вводится отдельная штатная единица или обязанности возлагаются на кого-то из имеющихся работников.

Кроме того, на этом этапе нужно распределить ответственность по руководству системой и управлению процессами между высшим руководством компании, ответственным по качеству и иными сотрудниками и подразделениями, входящими в систему.

4. Продумать порядок планирования работы по качеству.

Фактически на этом этапе должна определиться стратегия работы компании: нужно рассмотреть текущую ситуацию, условия работы компании, поставить перед собой цели на будущий период, и продумать возможные риски и пути их минимизации. Такую работу следует проводить регулярно (например, 1 раз в год), чтобы планы всегда оставались актуальными.

Кроме того, организация должна предусмотреть методы реагирования на недочеты в работе и способы постоянного улучшения функциональности системы.

5. Обеспечить компанию ресурсами.

В контексте ISO 9001 ресурсы включают в себя все, что необходимо для производства продукции или работ в конкретной организации: помещения, транспорт, связь, наличие нормативной и технической документации, программного обеспечения, оборудование и инструменты, а также квалифицированный персонал.

Организация должна самостоятельно, на основе НПА и собственных потребностей, определить, что ей необходимо для качественной работы, и описать порядок приобретения таких ресурсов и управления ими.

Далее необходимо установить, как будет происходить работа с этими ресурсами: кто, как и когда их приобретает, кто несет ответственность за их достаточность и т.д. Это позволит в любой момент определить, каких ресурсов достаточно, а каких нет, и к кому можно обратиться по этому поводу.

6. «Встроить» выполняемые работы в систему СМК.

Компании необходимо детально обдумать порядок работы по схеме, предусмотренной ISO 9001, в частности: порядок коммуникации с заказчиками, закупки сырья, операционный контроль за производством продукции/работ, выпуск продукции и сдача работ заказчику, гарантийное обслуживание.

7. Наладить механизмы внутренних проверок СМК.

Согласно стандарту ISO 9001, организация должна выполнять мониторинг и внутренние аудиты, при которых ответственными сотрудниками проверяется выполнение требований СМК на практике.

Описание всех этих вопросов следует закрепить в основном документе по системе менеджмента качества – в Руководстве по качеству. В его развитие компания может принимать другие внутренние регламенты. Также следует продумать порядок документооборота в организации – как по документам СМК, так и по общей документации.

Важно продумать, как все описанные пункты будут осуществляться именно в вашей организации – ISO 9001 дает только общий подход к структуре системы, а конкретные действия компании следует разработать и внедрить самостоятельно.

После разработки системы, ознакомления с ней всех сотрудников и налаживания ее процессов, организация может (при желании, конечно) начинать процесс сертификации системы. Более подробно рассмотрим процедуру сертификации в следующих публикациях.

Если Вашей организации нужна помощь в разработке и внедрении СМК по ISO 9001, а также сопровождение ее сертификации, юристы компании Green Legal помогут с организацией всех нужных процедур. Большой опыт работы по данному направлению обеспечит внедрение системы и ее сертификацию в кратчайшие сроки.