Персональные данные при использовании ИКТ в компании

На сегодняшний день бизнес все чаще использует различные информационно-коммуникационные технологии (ИКТ), связанные с отслеживанием трудового процесса работников, включая взаимодействие с клиентами (посетителями). Таким образом в организации может быть установлено видеонаблюдение (в офисе, на рабочих местах, складах, на входе в здание или помещение и т.п.), может работать трекинг активности работников при помощи программ отслеживания, действующих при пропускном режиме, может быть установлена система уникального распознавания лиц при пропускном режиме и др.

При использовании вышеперечисленных ИКТ осуществляется довольно обширный сбор персональной информации. Так, помимо изображения физического лица, его голоса (при наличии записи звука), могут быть зафиксированы психологическое состояние, поведенческие привычки и иные особенности (которые фиксируются при визуализации человека и его внешности, а также совершенных им действий во время их видеофиксации).

Когда правомерно использовать ИКТ, отслеживающие рабочий процесс в компании?

Выделяют следующие основания использования ИКТ:

Требование законодательства – к примеру, законодательно установлены критерии, при наличии которых видеонаблюдение на определенной территории (объекте) будет обязательным. К таким объектам можно отнести: стационарные объекты торговли и общепита, учреждения образования, гостиницы, учреждения здравоохранения и другие. В таком случае установка систем видеонаблюдения и непосредственная видеосъемка осуществляются без согласия субъектов перс.данных (как работников, так и иных лиц).

Исполнение обязанности, установленной законодательством – напрямую не будет предусмотрено конкретное использование ИКТ, однако, такое использование может вытекать из прямой обязанности. Например, организация как наниматель обязана обеспечивать производственно-технологическую, исполнительскую и трудовую дисциплину. В рамках данной обязанности наниматель может обосновать внедрение видеонаблюдения, пропускного режима и др. У компании должны быть специфические обстоятельства – по сути, те обстоятельства, которые позволяют нанимателю использовать ИКТ для отслеживания деятельности компании и рабочего процесса, минуя согласие персонала и иных лиц, подпадающих под отслеживание. Нужна «острая» необходимость использования ИКТ для ее внедрения. К примеру, высокая степень рисков опасности на производстве (стройплощадка, производство сложной техники, различных химических веществ и т.д.), круглосуточная работа с клиентами, работа с материальными ценностями (банки, магазины). Также на установку ИКТ может повлиять ситуативная опасность местности. Даже с учетом специфических обстоятельств, Оператор обязан соблюдать соразмерность обработки перс.данных установленным целям. Нельзя установить видеонаблюдение для предотвращения возможных правонарушений (если они ранее не совершались и оснований для их совершения не предполагается). ИКТ, завязанные на обработке голоса, изображения человека, его постоянной записи, иных биометрических данных могут устанавливаться если цель обработки не может быть достигнута способами, подразумевающими меньшее вмешательство в личные данные людей.

Согласие субъекта – если нет иных оснований, перечисленных выше, то правомерно установить ИКТ наниматель может только с согласия своего персонала. НЦЗПД отмечает, что согласие работника будет считаться свободным при наличии альтернативного варианта. К примеру, согласие на установку системы уникального распознавания лиц при пропускном режиме будет свободным при наличии иных способов прохода в офис или здание (пропуски и др.).

При установке ИКТ Оператор должен соблюдать принцип прозрачности: закрепить цели, объем, срок хранения и др. в документе, определяющем политику Оператора. Если речь идет о видеонаблюдении, то НЦЗПД рекомендует составлять отдельную политику видеонаблюдения. Доступ к политике должен быть неограничен для субъектов (размещается на сайте, в офисе). Для посетителей должны быть предупреждающие знаки о ведении видеонаблюдения. Также важно обеспечить информационную безопасность самого ИКТ.

Использование ИКТ в работе фирмы – довольно прогрессивный шаг, который может улучшить внутренние трудовые и бизнес-процессы, однако при внедрении ИКТ стоит детально изучить вопросы защиты персональных данных.

Юристы компании «Грин Лигал» помогут Вам в разработке пакета документов для защиты персональных данных в компании, также проконсультируют по всем интересующим вопросам.